Digitalizaciones esenciales que debes implementar en tu PYME

La primera revolución industrial comenzó con la introducción de las máquinas de vapor; la segunda con las nuevas fuentes de energía (gas, petróleo, electricidad); la tercera revolución industrial de inició hace unos 30 años y ha supuesto una revolución tecnológica con la incorporación de ordenadores y dispositivos electrónicos. Estamos inmersos en la revolución 4.0, basada en nuevas tecnologías (redes como 5G, Internet de las Cosas, Inteligencia Artificial, Big Data…), en la que se optimizan procesos para que sean más eficientes y eficaces.

Esta transformación digital requiere que se revisen y redefinan los procesos, tanto los relacionados con la atención al cliente como la propia cadena de producción. Las empresas deben comenzar con una definición estratégica de lo que quieren cambiar, y a partir de ahí definir los procesos que se van a digitalizar o automatizar, y las herramientas necesarias para ello.

A continuación, repasamos cuáles son las automatizaciones esenciales que deberías aplicar dentro de tu pyme para transformarla en una empresa digital:

Gestión de tareas y proyectos

Se trata de digitalizar los flujos de trabajo y automatizar la parte logística de los proyectos. Por ejemplo, existen herramientas de administración de tareas que permiten saber quién está haciendo qué y planificar cuándo debe hacerlo. Cuando un empleado acaba con una tarea, el sistema lanza una notificación de forma automática a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo. Así, esta persona podrá comenzar a trabajar la parte que le corresponde.

Servicio y atención al cliente

Este departamento es uno de los que poseen mayores oportunidades de automatización de procesos, ya que la tecnología permite crear notificaciones automáticas en las diferentes fases de un servicio, respuestas automáticas a correos electrónicos, chatbots con lenguaje natural de atención o soporte con respuestas a preguntas frecuentes, etc. También es posible crear respuestas automáticas en redes sociales. Asimismo, otro caso de automatización puede ser la clasificación o asignación de tickets de soporte al departamento o miembro del equipo adecuado.

Aprobaciones

Existen softwares de automatización que activan los procesos de aprobación para peticiones de cualquier tipo. Esto facilita la administración de solicitudes que llegan cada día permitiendo enviar notificaciones a cada colaborador para que aprueben la solicitud.

Incorporaciones de personal

Con herramientas de automatización no es necesario que el departamento de Recursos Humanos gestione documentos que deben firmarse o completarse de forma manual. Automatizando estos procesos las solicitudes se pueden hacer en línea, llevando un control de qué se ha completado y qué no.

Comercial y ventas

Hay tareas fundamentales para el departamento de ventas como la creación y el seguimiento de visitas, oportunidades, ofertas, pedidos, albaranes de entrega y facturas. Estas tareas se pueden digitalizar y automatizar permitiendo ahorrar tiempo y posibles tasas de error. En este sentido, se puede mejorar la precisión y aceleración en cada proceso de venta.

La dirección de las empresas impulsa la evolución, pero son los empleados los que deben cambiar su forma de trabajar, mejorando sus propias capacidades digitales, y tienen que verlo como una oportunidad. Siempre serán necesarias las habilidades interpersonales, la creatividad y los conocimientos de las personas. Sin embargo, la automatización de tareas te permitirá impulsar la transformación digital de tu empresa ayudándola a ser más flexible y competitiva.